Vermeiden Sie 5 häufige Fehler, wenn Sie IT-Ressourcen auswählen

Worum geht es dabei?

„Was ist Ihr Preis pro Stunde?“ Das ist die Hauptfrage, die uns viele zuerst stellen, wenn sie uns kontaktieren um zu entscheiden, wie sie ihren oder projektspezifischen Bedarf an IT-Ressourcen abdecken wollen. Klingt das nicht irgendwie nach einem Autokäufer, der frägt: Was ist Ihr Preis pro Pferdestärke?
In diesem Artikel betrachten wir verschiedene Faktoren einer Bewertung von Entscheidungsalternativen und deren Auswirkungen auf die Geschäftsergebnisse. Über „Kosten pro Pferdestärke“ hinauszugehen, kann für die Zukunft Ihres Unternehmens entscheidend sein, ein wenig mehr Zeit zu investieren, kann sich hochgradig lohnen.

Zu berücksichtigende Faktoren

1. Kosten: es geht um mehr als Preis pro Stunde

Kosten = Preis/h x Anzahl der Stunden.

Die Anzahl der benötigten Stunden ist demnach genauso wichtig wie der Preis pro Stunde. Diese Anzahl der Stunden hängt von ein paar Faktoren ab:

• Erfahrung (sh. Punkt 2)
• Gründlichkeit bei der Schätzung der benötigten Stunden
• Verbindlichkeit der Schätzung (ev. Stundendeckel)
• ethische Standards des Unternehmens, die die Schätzung durchführen. Eine zu tiefe Schätzung um den Auftrag zu erhalten in Kombination mit der Unsicherheit, sein Recht im Land des Leistungserbringers durchzusetzen, hat schon für viele Kopfschmerzen gesorgt.
• Die Qualität des Projektmanagements, der Prozesse sind weitere Faktoren, die sich auf die Anzahl der benötigten Stunden auswirken, also auf die Kosten.

2. Erfahrung: Es geht um mehr als die Anzahl abgewickelter ähnlicher Projekte

Hier wird normalerweise auf die Zahl der abgewickelten Projekte mit ähnlicher Komplexität/Technologie geschaut, möglicherweise auch auf die Anzahl der Jahre des Bestehens. Mehr dazu:

• Mitarbeiterbindung: Ein Unternehmen, bei dem Arbeitnehmende durchschnittlich ein Jahr bleiben, hat möglicherweise viele Projekte abgewickelt, aber trotzdem wenig Erfahrung. Die Erfahrung ist weg oder könnte mitten in Ihrem Projekt verschwinden.
• Erfahrung bei der Analyse von Geschäftssituationen und der Entwicklung von Lösungen/Architekturen, die den Geschäftsbedarf mit der besten verfügbaren Technologie verbinden. Nur „Hände“ (= reine Entwickler) ohne Köpfe können keine nachhaltig wirksame Lösung entwickeln.
• Fragen Sie: wer spezifisch ist in das Projekt involviert oder wird als dedizierte Ressource für uns arbeiten? Können wir diese Personen sprechen?

3. Kompetenz: Es geht um mehr als: „Welche Technologien beherrschen Sie“?

Vor allem, wenn Sie mehr als reine „Kodierer“ brauchen, sollten Sie auch auf andere Punkte schauen:

• Analysten, die es verstehen, ein Gespräch, einen Beratungsprozess so zu führen, dass am Schluss Klarheit und Transparenz darüber besteht, was in der Zusammenarbeit geschaffen werden soll, damit Sie Ihre mit der Applikation verbundenen Geschäftsziele erreichen (ausser Sie hätten diese Kompetenz in ihrem Haus oder über eine Beratungsfirma verfügbar).
• Architekten, die eine Lösung entwerfen. Sie müssen auf dem neuesten Stand der Breite der Technik sein, damit sie die bestverfügbare Technologie für Ihr Projekt auswählen können, nicht nur eine, die sie schon kennen.
• Entwickler, die ihre Technologien in der Tiefe verstehen müssen, im Interesse von Qualität und Geschwindigkeit.
• Enge Zusammenarbeit von Architekten und Entwicklern. Am meisten Synergien ergeben sich, wenn sie in den gleichen Büros arbeiten – ausser Sie haben selbst sehr gute Architekten/Analysten.
• Die Möglichkeit, zusätzliche Qualitätsressourcen mit unterschiedlichen Fähigkeiten in kurzer Zeit an Bord zu holen. Niemand hat gute Spezialisten, die ohne Beschäftigung auf einer Stange sitzen und auf Arbeit warten.
• Kompetenz in der Durchführung von Projekten in der adäquatesten Form des Projektmanagements: Agile, Wasserfall oder Hybrid, alles in einer kundenorientierten Art und Weise, die bei Bedarf Change Management einschliesst und auch Qualitätskontrolle beinhaltet.

4. Kapazität: Es geht um mehr als „wie viele xyz Entwickler haben Sie“?

• Möglicherweise benötigen Sie auch Leute, die Ihnen helfen, Lösung und Technologie zu definieren, Architekten oder sogar Analysten, die mithelfen, den echten Bedarf zu definieren und diesen mit verfügbarer Technologie zu verbinden. Ohne diese Leute riskieren Entwickler effizient aber ineffektiv zu arbeiten: sie entwickeln das Falsche in kurzer Zeit.
• Flexibilität: wie lange dauert es, um mehr Entwickler an Bord zu holen? Innerhalb welcher Zeit können Sie die Anzahl Entwickler reduzieren, die Sie im Rahmen eines Dedizierten Ressourcenmodell für eine gewisse Zeit „engagiert“ haben?
• Wie lange dauert es, einen Entwickler zu ersetzen, der aus was für Gründen auch immer ausfällt? Die Antwort hängt von den frei verfügbaren Ressourcen ab aber auch davon, ob sich andere Leute in der Organisation über das Projekt auf dem Laufenden halten (möglicherweise Vorgesetzte) und Ersatz schnell aufschlauen können. Sie wollen nicht von Individuen abhängen, weder bei Lieferanten noch im eigenen Haus.

5. Kulturelle Anpassung: Es geht um mehr als Sprache

Wir beobachten, dass es Leute gibt, die Chancen verpassen, Ressourcen zu finden, weil sie Angst haben, mit Firmen/Leuten aus anderen Ländern zusammenzuarbeiten – und es gibt diejenigen, die damit schon schlechte Erfahrungen gemacht haben, weil sie nicht vorsichtig genug waren. Wir schlagen vor, sich der Differenzen bewusst zu sein und sich darauf zu fokussieren, richtig mit ihnen umzugehen:

• Land – Geographie-Kultur und möglicherweise Sprache der Leute, die mit Ihnen zusammenarbeiten. Wenn Sie mit Architekten/Analysten arbeiten, dann geht es vor allem um diese, weniger um Programmierer.
• Differenzen zwischen einer deutschen, französischen oder Schweizer Kultur auf der einen Seite, einer bulgarischen, indischen, chinesischen oder vietnamesischen auf der anderen Seite sind eine Realität, z.B.: beim Festlegen von Arbeitsprioritäten, der Definition von Qualität, der Einstellung zur Arbeit oder bei Vorgehensweisen
• Mit diesen Differenzen richtig umzugehen kann entscheidend sein, um Projekte zeitgerecht, innerhalb von Budget und “Scope” zu beenden, mit akzeptablem Stressniveau.
• Dabei kann es helfen, mit einer hiesigen Schwester oder Tochter des Anbieters zu arbeiten, Leute, die die Kultur und die Menschen und auf der anderen Seite kennen und einen direkten Zugriff auf deren Management haben.
• Verträge werden geschrieben, wenn die Beziehung gut ist, um auf mögliche Zeiten der Uneinigkeit vorbereitet zu sein. Ob Sie sich dann in einer guten Situation befinden, hängt von einer Reihe von Faktoren ab: Vertragsstaat, anwendbares Recht, die Effizienz des Rechtssystems (wie lange dauert es, wie einfach ist das Prozessieren), die Vertrauenswürdigkeit der entsprechenden Gerichte vor allem dann, wenn ausländische Firmen gegen inländische klagen.
• Branche: Arbeiten für Grossfirmen oder KMU, Arbeiten für Banken oder produzierende Firmen, Arbeiten in einem kleinen geographischen Raum oder in einer globalen Welt: jede Situation ist so unterschiedlich, dass es sich lohnt, auch auf diesen Punkt zu achten.

Schlussfolgerung  

Wer auch immer in IT investiert, tut dies, weil eine echter Geschäftsbedarf besteht. Projekte erfolgreich abzuwickeln entscheidet deshalb, zu welchem Grad eine Firma Chancen aus sich bietenden Gelegenheiten nutzen, wettbewerbsfähig und profitabel bleiben kann, möglicherweise hängt gar das Überleben der Firma davon ab. 
Deshalb lohnt es sich, bei der Auswahl der eingebundenen Ressourcen etwas mehr Zeit aufzuwenden, um zu vermeiden Opfer eines Schnellschusses zu werden. Diese zusätzliche Investition von Zeit wird hoch rentabel sein.  

 Zum Thema “IT Sourcing” sind weiter Artikel verfügbar, z.B. zur Wirkung verschiedener Entscheidungskriterien auf das Geschäft. Dazu gibt es auch ein Excel Arbeitsblatt, um die beschriebenen Kriterien bei einem konkreten Entscheid auf einfache Weise und bezogen auf die Bedeutung für Ihr Geschäft zu berücksichtigen Fordern Sie weitere Unterlagen an. 

Autor: Erwin Peter, Geschäftsführender Partner SwissHelios GmbH

Zögern Sie nicht, den Autoren zu kontaktieren: erwinpeter@swisshelios.com.